系統

 

 

時代進步得太快，有些東西，只不過是幾年前的事，對新一代來說，已經是一無所知的遠古事情。

那天，我要找一些公司的舊資料來做文件，過程竟然十分困難。問同事要資料，每人都只是對相關文件有些印象或線索，然後大家跟隨線索去找，花了很多時間。

我想起以前，找舊資料不會這麼困難。

其實，任何東西，今天在手上的，明天便成為歷史，所有這些資料，最好跟循一個系統儲存，而不好跟人儲存，因為人的流動性很大。

以前，在很多辦公室裡，都由行政部儲存檔案。所有傳真及信件、單據，都要紀錄出入時間，並且影印存底。這樣，要找甚麼檔案都很容易，也很不容易。容易找是因為有固定的系統處理方式，不容易找是因為有專人會負責保密機制，不輕易洩露機密。

這是十年前的方式，今天已經不存在了。

現在，商業文件往來，都靠電郵，誰喜歡在電郵收件者上加一個地址，便可以分享檔案，造成大家都知道，但都沒責任保存全部檔案。

現在的資料都跟人，如果這個人不做存檔，或胡亂存檔，日後就很難找到資料了。

這樣的變化，其實不單在找資料方面出問題，也是工作上的監管問題，現在一個職員對外答應了甚麼工作，一切資料都出現只在個人的枱頭電腦上，其實也是一種漏動。